FAQ

Fangen Sie bitte mit einer „übersichtlichen“ Auswahl Ihres Bestandes an, insbesondere wenn Sie noch keine oder wenig Erfahrung mit Digitalisierung haben und erst entsprechende Workflows aufbauen und erproben müssen. Das Förderprogramm ist auch dazu da, dass unsere Partner:innen aus den Berliner Einrichtungen Kompetenzen erwerben und Erfahrungen sammeln.

Falls Sie annehmen, dass einzelne Projekt-Arbeitspakete besonders risikoreich sind, weil diese z.B. von nicht kalkulierbaren äußeren Faktoren beeinflusst werden, machen Sie dies in ihrem Antrag transparent und formulieren Sie einen alternativen Plan, zu dem Sie ggf. wechseln können, um den vorzeitigen Abbruch des Projektes zu vermeiden.

Ein weiterer Tipp: Parallelisieren Sie die Arbeitspakete des Projektes soweit wie möglich. Berücksichtigen Sie dabei auch die räumliche Situation, in der Sie bzw. die Projektmitarbeiter:innen arbeiten.

Die Digitalisierung von Objekten des kulturellen Erbes innerhalb des Förderprogramms soll in den Institutionen in einen erkennbaren Gesamtprozess / Workflow zur Digitalisierung eingebettet sein. Das beantragte Vorhaben ist idealerweise ein Teil Ihres digitalen Transformationsprozesses.

Aus der übersichtlichen Darstellung der inhaltlichen und zeitlichen Gliederung des Projektvorhabens und der damit verbundenen Ressourcenplanungen sollte eindeutig die Realisierbarkeit des Vorhabens im beantragten Projektzeitraum hervorgehen.

Meilensteine / Ressourcenplanung

Setzen Sie inhaltliche Projekt-Meilensteine und verankern Sie diese in einem realistischen Zeitplan. Legen Sie im Antrag dar, welche personellen und finanziellen Ressourcen für die Umsetzung der Meilensteine benötigt werden. Kalkulieren Sie auch Risiken realistisch ein. Falls Sie externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen, holen Sie drei vergleichende Kostenangebote zur Antragstellung ein. Achten Sie auf eine transparente Kostenaufstellung (Sachkosten, Personalkosten, evtl. Eigenanteile). Die Vorlage für den Finanzierungsplan können Sie auch beim Online-Antrag downloaden.

Zeitmanagement: Projektlaufzeit

Fragen Sie sich, ob das ausgewählte Vorhaben im maximalen Projektzeitraum (maximal ein Kalenderjahr) machbar ist. Wie garantiert die Institution mögliche Nacharbeiten, falls diese nach Ablauf des Projektzeitraums anfallen? Die Antragsteller:innen verpflichten sich mit Annahme der Förderung, Nacharbeiten auch nach Ende des Projektes umzusetzen.

Struktur des Antrags / Projektbeschreibung

Wir haben für die Projektbeschreibung im Antrag einen Vorschlag zur Antragsgliederung / eine Erstellungshilfe vorbereitet, an denen Sie sich orientieren können. Mit gründlicher Berücksichtigung der darin angegebenen Punkte verfügen Sie über eine strukturierte Projektbeschreibung und einen klaren Projektplan und wir über alle für uns notwendigen Informationen. Sie finden unsere Erstellungshilfe hier auf unserer Webseite verlinkt. Die Projektbeschreibung wird dem Online-Antragsformular als Anlage beigefügt (Upload).

Wo reichen Sie den Online-Antrag ein?

Eingereicht werden die Anträge über ein Online-Antragsformular auf dem Serviceportal des Landes Berlin: https://service.berlin.de/dienstleistung/351307/

Wann endet die Ausschreibungsfrist?

Die Antragsfrist endet unwiderruflich am 15. Juli 2024 um 13:00 Uhr!

Setzen Sie sich unbedingt frühzeitig vor Einreichung des Antrags mit dem Online-Formular und seinen Anforderungen sowie mit den Angaben für die Projektbeschreibung im Rahmen unserer Erstellungshilfe auseinander.

Falls Sie das Online-Antragsformular testen, zögern Sie nicht, sich bei Fragen mit uns in Verbindung zu setzen: digis@zib.de

Schicken Sie ihren Testantrag bitte nicht versehentlich final ab und reichen ihn damit bereits ein. Falls Sie den Testantrag doch abgeschickt haben sollten, melden Sie sich umgehend bei uns unter der angegebenen Mailadresse.   

Gibt es ggf. in Berlin weitere ergänzende Bestände zu diesem Thema in anderen Einrichtungen? Falls ja, sind Kooperationen mit diesen oder auch anderen Einrichtungen beabsichtigt?

Falls es sich bei dem beantragten Projekt um ein Kooperationsvorhaben handelt, müssen der Projektplan, die Arbeitspakete und Finanzierungspakete den jeweiligen Kooperationspartner:innen zugewiesen werden. Auch die Organisationsform der Kooperationspartner:innen muss im Antrag beschrieben sein. Stellen Sie im Projektplan dar, welche der Kooperationspartner:innen die Rolle der Projektträger:in übernehmen wird. Fügen Sie dem Antrag gern einen Letter of Intent der Kooperationspartner:innen bei.

Falls Sie bereits mit Institutionen wie der DDB, Europeana, Wikimedia, Open Knowledge Foundation, museum-digital oder weiteren Partner:innen aus dem wissenschaftlichen Umfeld etc. kooperieren und auch bereits Daten an diese geliefert haben, weisen Sie dies bitte kurz im Antrag aus.

Die Höhe der Maximalfördersumme pro Projekt (150.000 €) ändert sich durch eine Kooperation nicht.

Prüfen Sie bitte auch vor der Antragstellung, ob die von ihnen ausgewählten Objekte nicht bereits andernorts digitalisiert wurden, da wir Doppeldigitalisierung vermeiden möchten.

Konservatorische Prüfung

Prüfen Sie bitte vor der Digitalisierung den konservatorischen Zustand der Objekte. Zwingend vor der Digitalisierung notwendige konservatorische Maßnahmen an den Objekten können ebenfalls im Projektantrag zur Förderung berücksichtigt werden. Planen Sie hierfür Kosten und Ressourcen ein. 

Grundinventarisierung

Ideal wäre es, dass der Bestand bereits mit einem Kern-Metadatensatz inventarisiert ist. Andernfalls müssen Sie hierfür unbedingt ausreichend Zeit und Ressourcen im Projekt einplanen und entsprechend in ihrem Ressourcen- und Kostenplan berücksichtigen.

Digitalisierung ist mehr als eine rein technische Umsetzung

Es wird ausdrücklich der gesamte Workflow der Digitalisierung gefördert:

• Rechteklärung, jedoch keine Rechteabgeltung
• Konservatorische Maßnahmen, sofern erforderlich
• Inventarisierung / Erschließung
• Datenmanagement und Datenredaktion (ggf. auch bereits vorhandener digitaler Daten)
• die eigentliche Digitalisierung
• Aufbereitung der Daten für die Präsentation / Verfügbarkeit der Objekte im Internet
• Entwicklung von Vermittlungsangeboten
• Digitale Langzeitverfügbarkeit

Nicht gefördert werden hingegen Aufwendungen für den Aufbau einer technischen Basisinfrastruktur (Computer, Scanner, Software etc.). Eventuell nötige Anpassungen in ihrer Erschließungssoftware sind hingegen förderfähig.

All diese Arbeitspakte müssen Sie im Projektplan berücksichtigen und dafür entsprechende Ressourcen einstellen. Wenn Sie dafür externe Dienstleister:innen beauftragen wollen, fügen Sie dem Projektantrag bitte drei Kostenangebote zu den jeweiligen Dienstleistungen bei. Für die Langzeitarchivierung  der Projektdaten am ZIB fallen zunächst keine Kosten für die Antragsteller:innen an, aber planen Sie hierfür in jedem Fall Zeit und Personal ein. (Details siehe auch unter den FAQ zu „Langzeitverfügbarkeit“ )

Damit Museumssammlungen, Archiv- und Bibliotheksbestände digitalisiert und online zugänglich gemacht werden können, müssen sie entweder gemeinfrei sein oder die jeweiligen Institutionen verfügen über die entsprechenden Nutzungsrechte aufgrund von Lizenzen, eines Vertrags oder urheberrechtlicher Schrankenregelungen.

Einen umfassenden Überblick über die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen bietet die von digiS mitherausgegebene Handreichung von Paul Klimpel „In Bewegung. Die Rechtsfibel für Digitalisierungsprojekte in Kulturerbe-Einrichtungen“ (Berlin 2022, urn:nbn:de:0297-zib-86485). Auch die DDB hat ihre Lizenzmodelle veröffentlicht.

Wir bieten im Vorfeld der Antragstellung in Kooperation mit iRights Law eine kostenlose Erstberatung zu rechtlichen Fragen an. Bei Bedarf melden Sie sich dazu per Mail bei uns unter digis@zib.de.

Da das Förderprogramm Digitalisierung auf die öffentliche Zugänglichmachung und idealerweise auch offene Nutzung der digitalen Kulturerbe-Objekte ausgerichtet ist, sollten Sie in jedem Fall vor der Antragstellung prüfen, ob und über welche Nutzungsrechte ihre Institution bei den ausgewählten Objekten verfügt. Auch wenn Rechte für die digitalen Objekte (und Metadaten) noch zu klären sind, sollten Sie dem Antrag eine Absichtserklärung zu der Lizenzart beifügen, die Sie voraussichtlich verwenden werden.

digiS hat in Kooperation mit iRights Law Musterverträge für Kulturinstitutionen erstellen lassen. Laden Sie sich die Muster gern hier von unserer Webseite herunter. Falls Ihre Institution die Möglichkeit hat, die ausgewählten Objekte unter einer offenen Lizenz verfügbar zu machen, empfehlen wir dies ausdrücklich! Je offener digitale Inhalte verfügbar gemacht werden, desto vielfältiger können sie genutzt werden. Die Creative-Commons-Lizenzen ermöglichen eine vergütungsfreie Nutzung der lizenzierten Werke nach einem abgestuften Modell.

Um der Allgemeinheit den Urheberrechtsschutz und Weiterverwendungs-Status digitaler Objekte aufzuzeigen, gibt es zudem die Möglichkeit, Rechtehinweise (herausgegeben von der EUROPEANA/DDB und DPLA u.a.) zu nutzen. Diese wurden sowohl im Hinblick auf Menschen als auch (Such-) Maschinen entwickelt und werden als Linked Data verfügbar gemacht. Jeder Rechtehinweis ist mit einer eindeutigen URI zu finden. Die Rechtehinweise implizieren nicht, dass Privatpersonen dadurch Werke lizenzieren können. Eine Übersicht über Rechteauszeichnungen aller gängigen Fälle finden sich auf der Webseite https://rightsstatements.org/de/

Sie können Ressourcen und Kosten für die Rechteklärung im Projektantrag einstellen. Aus unserer Erfahrung beansprucht die Rechteklärung immer wieder einen erheblichen Teil der Projektarbeit. Planen Sie diese Ressourcen also dementsprechend im Antrag mit ein. 

Da Sie im Projektantrag einen Finanzierungsplan einreichen müssen, brauchen Sie bereits für ihren Projektantrag Kostenangebote von drei Digitalisierungsdienstleistenden, falls Sie für die technische Digitalisierung auf keine interne Infrastruktur zurückgreifen können. Eine Auswahl verschiedener Adressen erhalten Sie auf Anfrage gerne über digiS (digis@zib.de).

Technische Empfehlungen zur Digitalisierung finden Sie in den entsprechenden Richtlinien der DFG,  auf unserer Webseite in der digiS-eLecture „Technische Grundlagen der Digitalisierung“ sowie unserer „Orientierungshilfe für 2D Digitalisierung“ und unserer Handreichung Digitalisierung für AV-Medien (urn:nbn:de:0297-zib-86526). Geben Sie pro Objekttyp bitte die geplanten technischen Parameter zur Digitalisierung an. Im Sinne einer freien Nachnutzbarkeit der Objekte und entgegen den DFG-Praxisregeln bitten wir Sie ausdrücklich darum, auf Footer oder Wasserzeichen bei den Digitalisaten zu verzichten.

Leider gibt es keine deutschsprachigen technischen Standards, sehr wohl aber z.B. diese beiden englischsprachigen:

• FADGI – Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative (US)
• Metamorfoze Preservation Imaging Guidelines (NL)

Und bei Fragen… fragen Sie uns!

Metadaten

Durch die Verwendung von (Metadaten-)Standards können Sie Ihre digitalen Objekte in neuen Kontexten und Zusammenhängen und für ihre Zielgruppen verfügbar machen. Sollten Sie bislang kaum fach- oder spartenspezifische Standards oder Normvokabulare in der Erschließung verwendet haben, wäre jetzt – passend zu einer möglichen Überarbeitung eines Bestandes oder natürlich bei seiner Erschließung – die Gelegenheit dazu!

Wir regen Sie dazu an, sich vorab mit u.a. diesen Fragen zu beschäftigen:

• Wer sind Ihre Zielgruppen?
• Welche Fragen stellen Ihre Nutzer:innen an die Daten?
• Welche Fragen haben Sie selbst an die Daten?
• Wie müssen Sie die Daten aufbereiten, um aus den Daten heraus Antworten geben zu können?
• Wie bereiten Sie Ihre Metadaten so auf, dass die Datensätze den FAIR-Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) genügen?

Für den Projektantrag sollten Sie hierfür klare Aussagen treffen können – auch um die von Ihnen zu beantragenden Aufwände (Zeit, Personal) richtig einzuschätzen. Setzen Sie sich vor der Antragstellung dazu unbedingt mit uns in Verbindung!

Oder fragen Sie projekt- und digitalisierungserfahrene Kolleg:innen. Alle Ansprechpartner:innen der bisherigen Projekte aus dem Berliner Förderprogramm finden Sie auf unserer Webseite.

Erschlossene Bestände machen weniger Arbeit!

Wählen Sie einen Bestand aus, der möglichst schon erschlossen ist oder bei dem zumindest eine Grunderfassung vorliegt. Dadurch benötigen Sie geringere Zeit- und Personalressourcen im späteren Projekt.

Mein Bestand ist nicht oder nur für interne Zwecke erschlossen – was nun?

Beantragen Sie ausreichend Personalressourcen für eine Neuerschließung oder eine Überarbeitung der vorhandenen Erschließungsinformationen! Planen Sie dafür genügend Zeit im Projektablauf ein und machen Sie dies im Projektantrag transparent.

Für die Erschließung sind ggf. Anpassungen Ihrer Erschließungssoftware notwendig. Stimmen Sie dies frühzeitig mit ihren Dienstleistenden ab und reichen Sie bitte die Kostenangebote bei der Antragstellung ein. Ein digiS-Projekt kann auch der Einstieg in die digitale Erschließung sein. Sollten Sie über keine eigene Erschließungssoftware verfügen, melden Sie sich bitte frühzeitig bei uns, um gemeinsam Möglichkeiten des Einstiegs in die digitale Erschließung im Rahmen eines digiS-Projektes zu besprechen.  

In welchem Metadatenformat müssen Sie später die Daten an digiS bzw. über digiS an die Deutsche Digitale Bibliothek liefern?

Eindeutig zugelassene Formate sind Dublin Core (DC), Encoded Archival Description (EAD), METS / MODS, MARCXML und LIDO. Diese Formate sind in den jeweiligen Sparten weit verbreitet. Planen Sie die Verwendung ontologisch basierter RDF-Daten (Linked Data), kann digiS nach Absprache bei einer geeigneten Transformation in diese Austauschformate unterstützen.

Ferner bieten wir im Rahmen des Förderprogramms Unterstützung und Beratung zu den Themen Mapping und Datenexport an – auch in Richtung Deutsche Digitale Bibliothek (DDB). Da die Konzeption eines Datenmappings sowie die technische Umsetzung aufwändige und ausdrücklich nicht triviale Tätigkeiten sind, sollten Sie dafür ausreichend Zeit, Personal und Geld einplanen.

Sie müssen dazu ggf. die Erschließungssoftware um entsprechende Schnittstellen erweitern. Setzen Sie sich dafür rechtzeitig mit ihren Dienstleistenden in Verbindung, stimmen sich diesbezüglich ab und lassen sich einen Kostenvoranschlag geben, den Sie bitte dem Antrag beifügen!

Die Projektdaten werden entweder über digiS, über einen anderen Aggregator oder eine Fachstelle der DDB an das Portal der DDB weitergeleitet. Die DDB wünscht eine Rückverlinkung zur Datenpräsentation (sog. Landingpages). Wenn Sie bzw. Ihre Organisation über keine eigene Online-Präsentation verfügen, nutzen Sie vorhandene (Verbund-)Portale wie z.B. museum-digital.

Bevor Sie Daten an die DDB liefern, müssen Sie sich bei der DDB registrieren und auch einen Kooperationsvertrag mit der DDB schließen. Wir unterstützen Sie bei der Aufbereitung der Daten für die DDB. Gleichwohl ist auch dies ein Arbeitspaket, das entsprechende Ressourcen auf Ihrer Seite bindet und entsprechend im Antrag einzustellen ist.

Digitale Kulturdaten haben das Potenzial, die gesellschaftliche Teilhabe am kulturellen Erbe und ganz konkret die Zugänglichkeit der Sammlungsbestände Ihrer Institution zu steigern. Dies möchten wir fördern. Daher können Mittel für die Entwicklung (partizipativer) Vermittlungsangebote ­zu den digitalen Inhalten – wie etwa für virtuelle Ausstellungen, App-Anpassungen oder ähnliches –  beantragt werden. Fördergelder können für die Konzeption und / oder prototypische Entwicklung geltend gemacht werden. Im Falle von Software sollte der Code, so möglich, unter einer freien Lizenz nachnutzbar gemacht werden.

digiS kümmert sich im Rahmen des Förderprogramms um die Langzeitarchivierung (LZA) und Langzeitverfügbarkeit der Projektdaten. Dies geschieht in Kooperation mit dem Zuse-Institut Berlin (ZIB). Sie haben die Möglichkeit, die Langzeitarchivierung ihrer Daten über digiS am ZIB durchführen zu lassen. Die Langzeitverfügbarkeit von erzeugten Daten ist ein wichtiger Bestandteil des Förderprogramms, weswegen Sie Ihre Überlegungen hierzu oder auch bereits konkrete erste Maßnahmen in Ihrem Projektantrag mit aufgreifen und nachvollziehbar machen sollten. Wir beraten Sie gern im Vorfeld der Antragstellung, was Langzeitverfügbarkeit bedeutet.

Seit 2018 garantiert ein Rahmenvertrag des Landes Berlin (Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt) mit dem ZIB, dass die Projektdaten bis zu 10 Jahre nach Projektende am ZIB langzeitarchiviert werden. Für direkte Zuwendungsempfänger der Senatsverwaltung gilt die LZA sogar unbefristet. Die Kosten sind für alle Projektpartner:innen durch den o.g. Rahmenvertrag gedeckt.

Trotzdem erfordert die Vorbereitung der LZA auch seitens der Datengeber:innen entsprechende Projektressourcen. Planen Sie diese bitte mit ein!

Bereits vor Projektstart sollten Sie abschätzen, welche Daten im Projektverlauf generiert werden, damit Sie sich frühzeitig überlegen können, wie sie diese Daten auch im Projektprozess organisieren und sichern (unabhängig von der Langzeitarchivierung bei uns).

Es ist für uns als Koordinierungsstelle und für die Zusammenarbeit mit den anderen Projektpartner:innen im Netzwerk des Förderprogramms wichtig, dass sich alle Teilnehmenden um eine vertrauensvolle Kommunikation bemühen, die von gegenseitiger Wertschätzung getragen ist. Wir wünschen uns seitens unserer Projektpartner:innen eine proaktive Kommunikation über Probleme und Herausforderungen im Projektprozess. Nur so können wir Sie im Projekt frühzeitig unterstützen und mögliche Hindernisse gemeinsam mit Ihnen aus dem Weg räumen!

Wir bemühen uns, zusammen mit der Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt, den verwaltungstechnischen Aufwand und die damit verbundenen Auflagen für Sie so gering wie möglich zu halten.

Unser Ziel ist es, mit dem Förderprogramm ein lernendes Netzwerk aufzubauen, so dass am Ende eines Förderzeitraums nicht nur eine einzelne Institution, sondern wir alle neue Erkenntnisse gewonnen haben. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!